B. MENGENAL OPENOFFICE.ORG WRITER
A.MENGENAL OPENOFFICE.ORG WRITER
1.. Sekilas ttentang OpenOffice.org
OpenOffice.org merupakan aplikasi perkantoran buatan SUN Microsystems yang
kemampuannya dapat disejajarkan dengan Microsoft Office. Sekilas, program
OpenOffice.org terasa agak lambat ketika pertama kali Anda aktifkan. Hal ini terjadi
karena paket OpenOffice.org memiliki banyak aplikasi yang langsung aktif saat
OpenOffice.org tersebut dijalankan. Dalam paket OpenOffice.org terdapat aplikasi-aplikasi seperti:
● Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor) yang disebut Writer.
● Aplikasi Pengolah Angka (Speadsheet) yang disebut Calc.
● Aplikasi Pengolah Presentasi (Presentation) yang disebut Impress.
● Aplikasi Pengolah Data (Database) yang disebut Base.
● Aplikasi Pengolah Gambar (Drawing) yang disebut Drawing.
Selain itu, masih ada aplikasi HTML Document, Formula, Labels, XML Form Document, Bussiness Card serta beberapa aplikasi lain.
Gambar 1.1 Tampilan pembuka OpenOffice.org
● Murah, jelas OpenOffice.org jauh lebih ekonomis dibandingkan dengan perangkat
lunak berbayar karena OpenOffice.org berlisensi General Public License (GPL)
sehingga pemakai tidak perlu membayar lisensi. Biaya yang perlu Anda keluarkan
hanyalah biaya untuk mendownload melalui Internet atau biaya mengkopi CD.
Biasanya, aplikasi OpenOffice.org sudah disertakan dalam distro Linux, sehingga
Anda hanya perlu untuk membeli CD Linux saja.
●Bebas, menggunakan OpenOffice.org adalah sebuah pilihan bijak karena aplikasiini bersifat open source dan dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan. Jika Anda menggunakan sistem operasi Microsof Windows, tersedia pula paket program OpenOffice.org versi Windows.
● Mudah, dalam OpenOffice.org Anda dapat dengan mudah mengkonversi dokumen
yang dibuat dengan program Microsoft Office. Hampir semua format dokumen
Microsoft Office dapat dibaca menggunakan OpenOffice.org.
● Bersahabat, peralihan dari OpenOffice.org rilis lama ke rilis terbaru jauh lebih
bersahabat dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya yang berbayar.
Pada beberapa aplikasi pengolah kata lain, file yang dibuat dengan rilis lama
kadang sukar dibuka di rilis terbaru.
● Stabil, program OpenOffice.org boleh dibilang lebih stabil karena format dokumen
yang ditulis dengan OpenOffice.org sulit untuk diserang oleh virus. Sangat jarang
ditemui program yang mengalami crash.
● Mendukung Java, aplikasi-aplikasi dalam program OpenOffice.org sangat
kompatibel dengan arsitektur Java yang paling banyak dipergunakan untuk
mendesain web saat ini.
2.. Karakteristik OpenOffice.org Writer
OpenOffice.org Writer adalah salah satu program dari paket OpenOffice.org yang andal dan memiliki banyak keunggulan. Beberapa keunggulan yang membuat banyak orang menggunakan OpenOffice.org Writer adalah:
● Free software, aplikasi gratis yang dapat diperoleh dengan mendownload dari
Internet, dan bebas digunakan tanpa harus membayar lisensi.
● Format dokumen yang digunakan adalah OpenDocument Format Text Document
(.ODT) yang mampu membuka dokumen lain dari aplikasi AbiWord dan
StarWriter.
● File yang dihasilkan tidak rentan dengan virus, sehingga sangat kecil kemungkinan
untuk terserang virus.
● Dapat digunakan untuk membuka file yang dibuat dengan pengolah kata Microsoft
Word.
● Tersedia format penyimpanan yang kompatibel dengan pengolah kata Microsoft
Word, sehingga hasilnya dapat dibuka menggunakan Microsoft Word.
● OpenOffice.org Writer tersedia untuk berbagai platform sistem operasi, seperti
Linux dan Windows.
● Tersedia versi portabel untuk Windows, sehingga dapat langsung dijalankan tanpa
perlu diinstall ke dalam harddisk.
B.MEMULAI APLIKASI OPENOFFICE.ORG WRITER
OpenOffice.org Writer yang dibahas pada buku ini adalah OpenOffice.org dengan platform Linux Ubuntu. Pada umumnya, tidak ada banyak perbedaan antara OpenOffice.org padaplatform Linux Ubuntu dengan OpenOffice pada platform Linux lainnya. Berikut langkahlangkah untuk memulai OpenOffice.org Writer.
1.. Menggunakan Start Menu
Langkah-langkah untuk menjalankan OpenOffice.org Writer dengan Start Menu adalah sebagai berikut.
● Klik Applications Starter.
● Pilih Office.
● Pilih OpenOffice.org Word Processor
.
Gambar 1.2 Memulai OpenOffice.org Writer
Selain menggunakan Start Menu, Anda juga dapat menjalankan OpenOffice.org dengan klik ganda pada ikon OpenOffice.org Writer yang ada di desktop. Ikon tersebut dapat dibuat dengan cara sebagai berikut.
● Klik Applications Starter.
● Pilih Office.
● Klik kanan pada OpenOffice.org Word Processor.
● Pilih Add this launcher to desktop.
Gambar 1.3 Menambahkan ikon OpenOffice.org Writer ke desktop
Gambar 1.4 Ikon OpenOffice.org Writer di desktop
MENGGUNAKAN OPENOFFICE.ORG WRITER
1.. Membuatt Dokumen
Untuk memulai pengetikan, Anda harus membuka program OpenOffice.org Writer terlebih dahulu.Setelah jendela OpenOffice.org Writer terbuka, secara otomatis akan tampil dokumen baru yang bernama Untitled1 yang siap Anda gunakan untuk mengetik. Kursor (garis | yang berkedap-kedip tempat munculnya huruf) akan muncul di sudut kiri atas area pengetikan. Jika teks yang Anda ketikkan telah mencapai batas kanan, maka teks tersebut akan berpindah secara otomatis ke awal baris berikutnya (wrap text).
Untuk memulai paragraf baru, Anda harus menekan tombol Enter sehingga kursor berpindah ke baris berikutnya. OpenOffice.Org Writer mampu mengindentifikasi sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu kita menekan Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana suatu paragraf bermula dan berakhir. Ketika Anda bekerja, terkadang tanda paragraf ini tidak terlihat. Untuk menampilkan atau menyembunyikan tanda paragraf, Anda dapat menggunakan ikon Nonprinting Characters pada toolbar Standard. Anda dapat mencobanya dengan melakukan langkah-langkah berikut.
1. Bukalah program OpenOffice.org Writer hingga muncul “Blank Page Document”.
2. Ketiklah naskah artikel berikut hingga selesai.
Gambar 2.1 Memulai pengetikan dengan OpenOffice.org Writer
Standard, sehingga tampilan akan berubah menjadi seperti Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Tampilan lembar kerja setelah tanda paragraf ditampilkan
Setelah selesai bekerja, Anda dapat menyimpan naskah artikel ke dalam media
penyimpanan seperti disket, USB flash disk, CD, atau harddisk. Langkah-langkah untukmenyimpan dokumen adalah sebagai berikut.
1. Pilih dan klik menu File → Save atau klik tombol yang bersimbol disket pada toolbar Standard atau gunakan shortkey CTRL + S. Akan muncul kotak dialog Save seperti Gambar 2.3.
2. Pada kotak dialog Save, terdapat kolom untuk menuliskan nama file. Ketikkan
Latihan_1.odt (nama file yang diinginkan).
3. Di bawahnya, terdapat kotak isian yang menunjukkan folder tempat dokumen tersebut akan disimpan (misalnya folder Latihan). Anda dapat mengganti folder tujuan sesuai dengan yang kita inginkan, misalnya Documents, Pictures, Music, atau Videos.
4. Di bawahnya lagi, terdapat format nama dokumen yang secara default bernama ODF Text Document (.odt). Anda dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan File Type.
5. Checklist bagian Save With Password jika Anda ingin menyimpan dokumen denganpassword.
6. Klik tombol perintah Save untuk menyimpan.
Gambar 2.3 Kotak dialog Save untuk menyimpan dokumen
Jika pengetikan dan penyuntingan dokumen sudah selesai, Anda dapat menutupnya dengan memilih dan mengklik menu File → Close atau dengan menggunakan shortkey CTRL + W. Perintah ini hanya akan menutup lembar kerja yang telah dibuat tanpa keluar dari OpenOffice.org Writer. Perintah untuk menutup dokumen sekaligus keluar program OpenOffice.Org Writer adalah File → Exit atau CTRL + X. Anda dapat juga mengklik tombol Close [X] pada Control Window untuk menutup OpenOffice.org Writer.
4.. Membuka Kembali Dokumen
Untuk membuka kembali naskah yang sudah Anda simpan, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Pilih dan klik menu File → Open atau klik ikon Open yang bersimbol seperti Folder
pada Toolbar Standard atau gunakan shortkey CTRL + O. Kotak dialog Open akan ditampilkan seperti yang terlihat Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Kotak dialog Open untuk membuka dokumen
(misalnya folder Latihan)
2. Selanjutnya, akan muncul nama file yang terdapat pada Folder Latihan. Pilih file yang ingin Anda buka, lalu klik tombol Open.
B. MENGEDIT DOKUMEN OPENOFFICE.ORG WRITER
1. Menyalin Teks
Selain mengeblok teks dan paragraf, Anda juga dapat menyalin teks pada dokumen
menggunakan menu Edit, shortkey, toolbar Standard, dan teknik drag and drop.
a. Menggunakan menu Edit
Langkah-langkah untuk menyalin menggunakan menu Edit adalah sebagai berikut.
● Blok teks yang akan disalin.
● Pilih menu Edit → Copy.
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.
● Pilih menu Edit → Paste.
b. Menggunakan shortkey
Lakukan langkah-langkah berikut untuk menyalin teks menggunakan shortcut keyboard (shortkey).
● Blok teks yang akan disalin
● Tekan tombol CTRL + C
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks
● Tekan tombol CTRL + V
c. Menggunakan toolbar Standard
Selain menggunakan menu Edit dan Shortkey, Anda dapat menyalin teks menggunakan ikon Copy pada toolbar Standard. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyalin teks dengan cara tersebut.
● Blok teks yang akan disalin.
● Tekan ikon Copy pada toolbar.
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.
● Tekan ikon Paste pada toolbar.
d. Menggunakan drag and drop
Untuk menyalin teks secara tepat dan cepat, Anda dapat menggunakan metode drag anddrop. Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah seperti berikut.
● Blok teks yang akan disalin
● Arahkan pointer mouse ke bagian teks yang telah diblok, kemudian tekan tombol
CTRL pada keyboard. Klik tombol mouse sampai pointer mouse berubah menjadi
tanda anak panah dan plus (+).
● Tahan tombol CTRL pada keyboard kemudian geser (drag) titik sisip berbentuk titik-titikke lokasi penempatan teks yang disalin.
2. Memindahkan Teks
Untuk menyalin teks secara tepat dan cepat, Anda dapat menggunakan metode drag and drop. Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah seperti berikut.
● Blok teks yang akan disalin
● Arahkan pointer mouse ke bagian teks yang telah diblok, kemudian tekan tombol
CTRL pada keyboard. Klik tombol mouse sampai pointer mouse berubah menjadi
tanda anak panah dan plus (+).Untuk memindahkan suatu teks dalam dokumen, Anda dapat menggunakan fasilitas menu,shortkey, toolbar Standard, dan metode drag and drop.
a. Menggunakan menu Edit
Langkah-langkah untuk memindahkan teks menggunakan menu Edit adalah sebagai
berikut.
● Blok teks yang akan dipindahkan.
● Pilih menu Edit → Cut.
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.
● Pilih menu Edit → Paste.
b. Menggunakan shortkey
Lakukan langkah-langkah berikut untuk memindahkan teks menggunakan shortkey
● Blok teks yang akan dipindahkan.
● Tekan tombol CTRL + X pada keyboard.
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.
● Tekan tombol CTRL + V untuk menampilkan teks yang dipindahkan.
c. Menggunakan toolbar Standard
Selain menggunakan menu Edit dan menggunakan shortkey, Anda juga dapat
menggunakan ikon yang ada pada toolbar Standard. Langkah-langkah untuk memindahkanteks dengan cara tersebut adalah seperti berikut.
● Blok teks yang akan dipindahkan.
● Tekan ikon Cut pada toolbar.
● Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.
● Tekan ikon Paste pada toolbar.
d. Menggunakan drag and drop
Untuk memindahkan teks secara cepat, Anda dapat menggunakan cara Drag and Drop.Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melakukannya.
● Blok teks yang akan Anda pindahkan.
● Arahkan pointer mouse pada teks yang telah Anda blok sampai pointer mouse
berubah menjadi tanda anak panah.
●Tekan tombol kiri mouse kemudian geser (drag). Perhatikan titik sisip yang berbentuk titik-titik.
● Tempatkan kursor ke lokasi penempatan teks kemudian lepaskan tombol mouse.
C. MEMFORMAT TEKS DAN PARAGRAF
1.. Mengganti JJenis,Warna dan Ukuran Font
Agar dokumen tampil menarik, Anda dapat menggunakan berbagai jenis huruf (font).
Pengaturan format font mencakup pemilihan jenis, ukuran, warna, dan style huruf. Untuk memformat jenis, ukuran, warna dan style huruf, Anda terlebih dahulu harus memilih teks yang akan diformat. Pengaturan format font dapat Anda lakukan melalui ikon pada toolbar Formatting, menu Format, atau dengan shortkey.
a. Menggunakan toolbar Formatting
Pengaturan format font/huruf/karakter dapat Anda lakukan melalui beberapa ikon pada toolbar formatting. Langkah-langkah untuk mengatur format huruf/font/karakter adalah seperti berikut.
● Blok teks yang akan Anda format hurufnya.
● Pilih ikon pengaturan format huruf melalui ikon berikut.
● Jenis dan ukuran huruf: 
● Style huruf: menebalkan huruf 
, memiringkan huruf
, dan menggaris
bawahi huruf
.
● Mewarnai huruf : Font Color
b. Menggunakan menu Format
Pengaturan format huruf pada teks atau paragraf melalui menu format dapat Anda lakukan dengan cara seperti berikut.
● Blok teks yang akan Anda format hurufnya.
● Pilih Menu Format → Characters hingga muncul kotak dialog Characters (Gambar
2.5).
Gambar 2.5 Kotak dialog Characters
inginkan pada kotak Typeface. Style yang tersedia adalah Reguler (biasa), Italic
(miring), Bold (tebal), Bold Italic (tebal miring). Anda dapat mengatur ukuran huruf
pada kotak Size dan warna huruf pada tab Font Effects.
● Anda dapat memberi berbagai efek khusus dengan memilih tab Font Effects.
● Klik tombol OK setelah pengaturan format huruf selesai.
2.. Mengatur Format Teks dan Spasi dalam Paragraf
Untuk mendapatkan tampilan teks atau paragraf yang rapi, kita perlu mengatur paragraf.Pengaturan paragraf terdiri atas perataan teks (alignment), indentasi (indentation), dan jarak spasi (line spacing). Pengaturan paragraf dapat Anda lakukan melalui menu Format→ Paragraph.
a. Pengaturan Format Teks
Pekerjaan yang paling sering dilakukan dalam sehubungan dengan pengaturan format paragraf adalah mengatur perataan paragraf (paragraphs alignment). Empat jenis perataan paragraf yang banyak digunakan adalah:
● rata kiri (Align Left)
● rata tengah (Align Center)
● rata kanan (Align Right)
● rata kanan kiri atau penuh (Align Justify)
Perataan teks dapat Anda lakukan melalui toolbar Formatting, menu Format, atau shortkey.Untuk melakukan perataan teks secara cepat, Anda dapat menggunakan ikon perataan teks pada toolbar formatting atau shortkey pada keyboard.
● Menggunakan toolbar Formatting
Pada Toolbar Formatting terdapat empat jenis ikon untuk melakukan perataan teks,
yaitu Align Left, Align Center, Align Right dan Align Justify. Langkah-langkah untuk
melakukan perataan teks menggunakan toolbar Formatting adalah sebagai berikut.
● Letakkan kursor mouse pada posisi sembarang dalam paragraf atau blok
paragraf tersebut jika Anda ingin melakukan perataan teks pada beberapa
paragraf sekaligus.
● Klik ikon perataan teks pada toolbar sesuai dengan bentuk perataan teks yang
Anda inginkan. Format perataan paragraf akan berubah. Format paragraf yang
aktif dan sedang digunakan akan terlihat dalam keadaan ditekan.
● Menggunakan menu Format
Untuk melakukan perataan teks menggunakan menu Format, lakukan langkah-langkah berikut.
● Letakkan kursor pada posisi sembarang dalam suatu paragraf atau jika ingin
memformat beberapa paragraf sekaligus, pilih paragraf tersebut.
● Pilih menu Format → Paragraphs. Akan tampil kotak dialog Paragraph seperti
Gambar 2.6
Gambar 2.6 Kotak dialog Format Paragraph – Alignment
(rata kiri), Center (rata tengah), Right (rata kanan), dan Justify (rata kanan
kiri).
● Klik OK jika pengaturan sudah selesai.
● Menggunakan shortkey
Shortkey merupakan cara yang lebih cepat untuk melakukan perataan teks. Jika Anda ingin beberapa paragraf terformat sekaligus, Anda dapat menekan shortkey melalui keyboard setelah Anda meletakkan kursor dalam satu paragraf atau lebih.
Shortkey yang dapat Anda gunakan untuk mengatur format paragraf adalah:
● rata kiri = CTRL + L
● rata kanan = CTRL + R
● rata tengah = CTRL + E
● rata kanan dan kiri = CTRL + J
b. Pengaturan Indentasi
Indentasi adalah jarak antara awal pengetikan dan batas margin kiri. Indentasi dapat Anda atur melalui toolbar Formatting, menu Format, dan Horizontal Ruler.
● Menggunakan toolbar Formatting
Untuk mengatur indentasi suatu teks atau paragraf, Anda dapat menggunakan ikon
Decrease Indent dan Increase Indent pada Toolbar Formatting. Sebelumnya, pastikan bahwa kursor berada pada paragraf yang akan diatur indentasinya. Tombol Decrease Indent berfungsi untuk mengurangi indentasi dan Increase Indent berfungsi untuk. menambah jarak indentasi. Perhitungan indentasi dilakukan berdasarkan tab stop yang dimiliki oleh Horizontal Rluer.
● Menggunakan menu Format
Melalui menu Format, Anda dapat memformat satu atau beberapa paragraf secara
lengkap, mencakup perataan, indentasi, jarak spasi, dan sebagainya. Untuk mengatur indentasi, lakukan langkah-langkah berikut:
● Pilihlah paragraf yang akan diatur indentasinya. Pastikan kursor berada pada
paragraf yang dimaksud.
● Pilih menu Format → Paragraph. Kotak dialog paragraphs akan ditampilkan
(Gambar 2.6).
● Pada Tab Indent and Spacing, atur jarak kiri dan kanan di kotak isian sesuai
kebutuhan.
● Untuk melakukan indentasi baris pertama, masukkan nilai atau ukuran pada
First Line.
● Setelah pengaturan indentasi selesai dilakukan, klik OK.
● Menggunakan Horizontal Ruler
Cara paling mudah mengatur indentasi adalah melalui Horizontal Ruler yang terletak
di bagian atas lembar kerja. Pengaturan indentasi menggunakan Horizontal Ruler
dapat Anda lakukan dengan cara menekan sambil menggeser jenis indent yang
diinginkan, setelah Anda menempatkan kursor pada paragraf yang dimaksud. Pada
saat Anda men-drag jenis indent yang dipilih, akan muncul garis titik-titik sejajar
dengan teks yang terdapat dalam area lembar kerja dan bergeser mengikuti gerakan
mouse.
c. Pengaturan Jarak Spasi
Line spacing akan menentukan jarak baris dalam suatu paragraf. Secara default,
OpenOffice.org Writer menggunakan spasi tunggal. Anda dapat menentukan spasi yang lain, misalnya spasi satu setengah maupun spasi ganda. Untuk mengatur spasi baris, Anda dapat menggunakan Toolbar Formatting, Menu Format, dan Menu Pop-up.
● Menggunakan toolbar Formatting
Pada OpenOffice.org Writer tersedia ikon pada toolbar Formatting yang berfungsi
untuk mengatur spasi baris. Pilih paragraf dimana Anda akan menentukan spasi baris, kemudian pilih berapa spasi baris yang ingin Anda tentukan dengan menekan tombol Line Spacing.
● Menggunakan menu Format
Untuk mengatur spasi baris menggunakan menu Format, letakkan kursor pada satu
paragraf atau lebih, kemudian pilih menu Format → Paragraph. Selanjutnya, Anda
dapat mengatur spasi baris melalui pilihan Line Spacing pada tab Indent & Spacing.
● Menggunakan menu Pop-up
Untuk mengatur format paragraf dengan menu Pop-Up, letakkan kursor pada paragraf yang sudah Anda blok terlebih dahulu. Klik kanan, pilih Line Spacing dan pilih berapa spasi yang Anda inginkan.
3.. Menggunakan Bullets and Numbering
Dalam OpenOffice.org Writer tersedia fasilitas untuk memberi penomoran pada suatu teks atau naskah. Dengan fasilitas ini, Anda tidak perlu mengetik penomoran secara manual. Daftar bernomor dan bertanda list pun dapat dengan mudah Anda buat menggunakan fasilitas Bullets and Numbering. Bullets adalah pemberian simbol tertentu pada paragraf yang dipilih. Anda dapat mengatur format penulisan angka atau nomor tersebut. Fasilitas Bullets and Numbering dapat Anda gunakan melalui menu Format atau ikon Bullets and Numbering pada toolbar Formatting.
a. Menggunakan Bullets
Paragraf bertanda (bullets) berguna untuk menampilkan daftar item dengan simbol tertentu. Untuk menggunakan fasilitas Bullets menggunakan menu Format, lakukan langkahlangkah berikut.
● Pilih paragraf atau teks yang akan diberi bullet.
● Pilih menu Format → Bullets and Numbering hingga muncul jendela Bullets and
Numbering (Gambar 2.7).
● Pilih simbol yang akan Anda gunakan melalui tab Bullets dan klik tombol OK.
Gambar 2.7 Kotak dialog Bullets and Numbering, tab Bullet
ikon Bullets pada toolbar Formatting.
b. Menggunakan Numbering
Paragraf bernomor (numbering) digunakan untuk menampilkan daftar item yang perlu diberi nomor secara berurutan. Untuk menggunakan fasilitas Bullets menggunakan menu Format, lakukan langkah-langkah berikut.
● Pilih paragraf atau teks yang akan diberi penomoran.
● Pilih menu Format → Bullets and Numbering hingga muncul jendela Bullets and
Numbering.
● Pilih simbol yang akan digunakan melalui tab Numbering Type, kemudian klik
tombol OK.
Gambar 2.8 Kotak dialog Bullets and Numbering, tab Numbering Type
4.. Menggunakan Borders and Shading
Untuk memperindah tampilan paragraf, Anda dapat melengkapinya dengan bingkai
(border). Border dapat berupa kotak yang mengelilingi paragraf, atau hanya berupa satu dua garis yang ditempatkan di sisi paragraf. Untuk memasang border, ikuti langkahlangkah berikut.
● Pilih (sorot) paragraf yang akan diberi border.
● Pilih dan klik menu Format → Paragraph.
● Pada kotak dialog Borders and Shading, klik tab Borders.
Pada bagian setting garis, terdapat beberapa pilihan, yaitu:
● Set No Borders (tidak ada border yang dipasang).
● Set All Four Borders (memberi border pada dengan bentuk bingkai biasa pada
seluruh sisi paragraf).
● Set Left and Right Borders Only (memberi border pada bagian kiri dan kanan
paragraf saja).
● Set Top and Bottom Borders Only (memberi border pada bagian atas dan bawah
paragraf saja).
● Set Left Border Only (memberi border pada sisi kiri paragraf saja).
Di bawah setting garis, terdapat setting bayangan atau Shadow Type dengan opsi sebagai berikut.
● No Shadow (tidak ada shadow pada paragraf).
● Cast Shadow to Bottom Right (memberi shadow pada bagian bawah kanan
paragraf).
● Cast Shadow to Top Right (memberi shadow pada bagian atas kanan paragraf).
● Cast Shadow to Bottom Left (memberi shadow pada bagian bawah kiri paragraf).
● Cast Shadow to Top Left (memberi shadow pada bagian atas kiri paragraf).
Gambar 2.9 Kotak dialog Border and Shading pada menu Paragraph
5.. Menggunakan Tabulasi
Pengaturan tabulasi (tab stop) harus Anda lakukan saat membuat dokumen tertentu,
misalnya daftar isi, daftar gaji, atau daftar nama dan alamat siswa. Tab atau tabulasiberguna untuk menandai posisi pada suatu baris, sehingga kita dapat langsung menuju posisi tersebut dengan menekan tombol Tab pada keyboard. Untuk mengatur tabulasi, ikuti langkah-langkah berikut.
● Tempatkan titik sisip pada posisi awal penggunaan tab stop.
● Pilih dan klik menu Format → Paragraf.
● Pilih bagian menu Tabs di jajaran sub menu kotak dialog paragraf.
● Klik tombol New jika Anda ingin membuat tabulasi yang baru.
● Pada kotak Position, ketik posisi tab stop yang Anda inginkan.
Gambar 2.10 Tab Tabs pada kotak dialog Paragraph
● Left, untuk tab stop posisi rata kiri.
● Right, untuk tab stop posisi rata kanan.
● Centered, untuk tab stop posisi rata tengah.
● Decimal, untuk tab stop posisi rata pada titik desimal.
● Character, untuk tab stop posisi rata pada karakter tertentu.
● Di bawah pilihan Type, terdapat pilihan Fill Character. Beri tanda dengan memilih
salah satu tombol pilihan tersebut.
● None, jika tidak ada karakter sebelum tab stop.
● ............., jika ada karakter sebelum tab berupa titik-titik.
● ----------, jika ada karakter sebelum tab berupa tanda hubung.
● _______, jika ada karakter sebelum tab berupa tanda garis bawah.
● Character, jika ada karakter sebelum tab berupa karakter tententu.
● Klik tombol OK untuk memasang tabulasi pada paragraf. Jika terjadi kesalahan
pengaturan tabulasi dan ingin mengulang, klik tombol Reset.
MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE
1..Pengertian Mail Merge
Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master.
Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data
Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber data adalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat..
Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Tanggal Lahir dalam Tabel 5.1. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record, perhatikan Tabel 5.1.
⇊ ⇊ ⇊ ⇊
| | Nama Lengkap | Tanggal Lahir | Alamat | Kota |
| 1 | Ade Narasty | 30 Juli 1987 | Jl. Cemara 25 | Jakarta |
| 2 | Bintang Kejora | 1 Nopember 1988 | Jl. Melati 15 | Depok |
| 3 | Cantika Auliya | 12 April 1986 | Jl. Kutilang 17 | Bogor |
| 4 | Dian Ika Cahya | 18 Oktober 1989 | Jl. A. Yani 20 | Bekasi |
| 5 | Eka Purnamasari | 9 September 1989 | Jl. Ketupat 9 | Tangerang |
1.. Membuat Dokumen Master
Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer:
| Jl. Majapahit No. 31 Jakarta 12000 Telp. (021)-7543615 // E-mail : ajs_pt@gmail.com // Website : http://www.ajs-pt.co.id Sehubungan dengan akan dilaksanakannya laporan pertanggungjawaban setiap koordinator bagian atau divisi, kami selaku pimpinan PT Anugerah Jaya Selalu bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr dalam acara Raker (Rapat Kerja) Tahunan yang akan dilaksanakan pada: Waktu : Pukul 08:30 wib sampai selesai Tempat : Ruang Aula Serba Guna Direktur |
Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama, yaitu menggunakan menu Tools dan menekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography Database.
Dengan menu Tools Langkah untuk membuat tabel dengan menu Tools adalah sebagai berikut.
Wizard.
Gambar 5.1 Langkah awal membuat dokumen mail merge dari menu Tools
Document”.
Gambar 5.2 Memilih dokumen untuk surat massal
Gambar 5.3 Memilih tipe dokumen yang akan dibuat
Gambar 5.4 Menyisipkan Daftar Alamat
Gambar 5.5 New Address List Information
Gambar 5.6 Kotak dialog Add Element
Gambar 5.7 Custromize Address List Field
Gambar 5.8 New Address Information yang sudah terisi dengan record-record yang baru
● Klik OK untuk memilih Tabel yang sudah disimpan ke Bibliography Database.
Gambar 5.9 Daftar Address List sudah terpilih (tombol berubah menjadi Select Different
Address List)
Gambar 5.10 Create Salutation (gunakan salutation yang sudah ada, misalnya Hello....)
Gambar 5.11 Preview and Edit Document
● Klik tombol Finish untuk mengakhiri.
Dengan tombol F4 (Bibliography) Selain menggunakan menu Tools, Anda juga dapat membuat tabel dalam mail merge menggunakan tombol keyboard dengan cara sebagai berikut.
● Klik tombol F4 pada keyborad untuk memunculkan Bibliography Database.
Gambar 5.13 Tampilan kotak Bibliography di bawah toolbar Formatting
Gambar 5.14 Edit Database File dengan klik kanan tabel Bibliography
Database, pilih sub menu Tables, dan pada bagian Task, pilih Create Table in Design View.
Gambar 5.15 Kotak dialog Bibliography dalam OpenOffice.org Base
● Kemudian isi field-field yang menjadi judul tabel.
Gambar 5.16 Mengisi field tabel dalam Bibliography
.
Gambar 5.17 Menyimpan tabel dalam Bibliography dengan nama “Undangan Raker”
Gambar 5.18 Mengisi record pada masing-masing field tabel “Undangan Raker”
Selain membuat tabel data melalui menu Tools dan Tombol F4 (Bibliography), ada cara yang lebih praktis, yaitu mengambil tabel data dari dokumen yang lain. Sebagai contoh,Anda dapat mengambil data dari dokumen spreadsheet berjudul Daftar Nilai Peserta Kursus dan menyisipkannya ke dokumen master yang bernama “Master Cetak Sertifikat.Odt”. Dalam hal ini, Anda harus sudah mempunyai data dengan format dokumen spreadsheet, karena dokumen inilah yang akan dijadikan sebagai sumber data eksternal (External Data Sources).Sebenarnya, External Data Source tidak hanya dapat diambil dari dokumen spreadsheet.Anda dapat mengambilnya dari dokumen dengan format database lain, misalnya MySQL (ODBC), MySQL (JDBC), dBase, Oracle, Adabas D, Text Document, ODBC, Evolution LDAP, Evolution Local, KDE Address Book, dan Groupwise.
Langkah-langkahnya untuk mengambil sumber data dari dokumen lain adalah sebagai berikut.
1. Pada dokumen OpenOffice.org Writer, pilih menu File → Wizards → Address Data Source.
Gambar 5.19 Menampilkan kotak dialog Address Data Source dari menu File.
Gambar 5.20 Memilih Other External Data Source
Gambar 5.21 Additional Settings
4. Pada bagian Database Type, pilih format database eksternal yang akan dijadikan sebagai sumber data, misalnya format “Spreadsheet”. Klik Next.
Gambar 5.22 Memilih tipe Database
Gambar 5.23 Membuka data Spreadsheet
Gambar 5.24 Database Properties – Connection Settings
kembali sumber data.
Gambar 5.25 Field Assignment
bibliography dengan nama “Draft Nilai Kurus”.
Gambar 5.26 Memberi nama Data Source
4.. Menggabungkan Dokumen Mastterr dan Sumberr Datta
Menggabungkan Dokumen Master Surat Undangan dengan Sumber Data
Setelah selesai membuat dokumen master dan tabel database, Anda dapat menggabungkan keduanya. Untuk menggabungkan kedua dokumen tersebut, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut.
● Buka dokumen master “Surat Master Raker.Odt”
● Tekan tombol F4 untuk mengeluarkan Bibliography Database
● Pada bagian Tables, klik nama tabel yang sudah Anda buat, misalnya Undangan Raker
Gambar 5.27 Kotak dialog Bibliography dan Tables Undangan Raker
● Untuk mengisikannya, drag dan Drop-lah masing-masing kolom field pada bagian surat sesuai dengan posisinya masing-masing seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 5.28 Menggabungkan field sumber data dalam tabel database ke dokumen
Master
Dokumen spreadsheet yang sudah menjadi tabel database dalam Bibliography, dapat Anda gabungkan dengan dokumen master lainnya, misalnya dokumen master “Cetak Sertifikat.odt”. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
● Buka dokumen Master Cetak Sertifikat.odt
● Tekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography. Pilih “Draft Nilai Kursus” pada
sub menu Tables.
● Data berupa Field dan Record “Draft Nilai Kursus” akan ditampilkan di sebelah kanan Bibliography.
Gambar 5.29 Menggabungkan sumber data spreadsheet ke dokumen master
master Cetak Sertifikat.odt sesuai dengan posisinya masing-masing.
C. MENCETAK DOKUMEN SURAT MASSAL
Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetaknya untuk melihat hasilnya.Anda dapat mencetak dokumen surat massal langsung ke printer maupun ke file (membuat dokumen baru). Cara mencetak dokumen mail merge yang tabelnya dibuat sendiri maupun yang tabelnya berasal dari dokumen spreadsheet sama. Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak dokumen mail merge.
1. Pada dokumen master yang sudah digabung dengan field-field tabel database, klik menu File → Print.
2. Pada kotak dialog Print a Form Letter, klik Yes.
Gambar 5.30 Kotak dialog Print a Form Letter
Gambar 5.31 Kotak dialog Mail Merge
● All : untuk mencetak seluruh halaman
● Selection Record : untuk mencetak dokumen pada record yang dipilih
● From : untuk mencetak dokumen dari record tertentu sampai record
yang lainnya.
1. Pada bagian Output terdapat pilihan:
● Printer : untuk mencetak dokumen langsung ke printer
● File : untuk mencetak dokumen ke dokumen yang baru.
1. Klik OK untuk mulai pencetakkan.
Berikut ini adalah tampilan dokumen yang sudah dicetak dengan fasilitas mail merge.
Gambar 5.32 Dokumen jadi berupa surat undangan dengan mail merge
Gambar 5.33 Sertifikat dengan mail merge
EVALUASI
a. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
a. Menu Edit
b. Short Key
c. Standard Toolbar
d. Drag and Drop
e. Menu Table
adalah....
a. F1
b. F2
c. F3
d. F4
e. F5
a. word processor dan spreadsheet
b. main document dan workspace
c. database dan worksheet
d. master document dan database
e. main document dan spreadsheet
a. Berubah-ubah setiap suratnya
b. Tidak berubah setiap suratnya
c. Berubah-ubah setiap lembarnya
d. Berubah-ubah nama filenya
e. Berubah-ubah setiap kalimatnya
a. Edit
b. Insert
c. Format
d. Tools
e. Window
a. Add
b. Rename
c. Customize
d. Delete
e. Filter
a. File → Wizard → Address Data Source
b. Edit → Wizard → Address Data Source
c. View → Wizard → Address Data Source
d. Tools → Wizard → Address Data Source
e. Window → Wizard → Address Data Source
8. Kumpulan dari beberapa field dalam tabel disebut....
a. Object
b. Cell
c. Hyperlink
d. Record
e. Field
a. All
b. From: ..... To: .....
c. Selection Records
d. Print To File
e. Printer
a. Select Starting Document
b. Select Document Type
c. Insert Address Block
d. Preview and Edit Document
e. Save, Print, or Send Document
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut.
1. Sebutkan langkah-langkah untuk menggabungkan dokumen menggunakan:
a. Menu Insert
b. Copy and Paste.
a. Dokumen master
b. Sumber data
a. Tabel
b. Field
c. Record
a. Menu Tools
b. Tombol F4 (Bibliography).
a.membuka dokumen
b.menyimpan dokumen
c.menutup dokumen
0 komentar:
Posting Komentar