web 2.0

Pages

Kamis, 08 April 2010

Materi Tentang OpenOffice.org Writer

B. MENGENAL OPENOFFICE.ORG WRITER

A.MENGENAL OPENOFFICE.ORG WRITER

1.. Sekilas ttentang OpenOffice.org

OpenOffice.org merupakan aplikasi perkantoran buatan SUN Microsystems yang

kemampuannya dapat disejajarkan dengan Microsoft Office. Sekilas, program

OpenOffice.org terasa agak lambat ketika pertama kali Anda aktifkan. Hal ini terjadi

karena paket OpenOffice.org memiliki banyak aplikasi yang langsung aktif saat

OpenOffice.org tersebut dijalankan. Dalam paket OpenOffice.org terdapat aplikasi-aplikasi seperti:

Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor) yang disebut Writer.

Aplikasi Pengolah Angka (Speadsheet) yang disebut Calc.

Aplikasi Pengolah Presentasi (Presentation) yang disebut Impress.

Aplikasi Pengolah Data (Database) yang disebut Base.

Aplikasi Pengolah Gambar (Drawing) yang disebut Drawing.

Selain itu, masih ada aplikasi HTML Document, Formula, Labels, XML Form Document, Bussiness Card serta beberapa aplikasi lain.



Gambar 1.1 Tampilan pembuka OpenOffice.org

OpenOffice.org mempunyai karakteristik dan kelebihan tersendiri dibandingkan dengan program aplikasi pengolah kata lainnya. Berikut ini beberapa karakteristik dan kelebihan OpenOffice.org.

Murah, jelas OpenOffice.org jauh lebih ekonomis dibandingkan dengan perangkat

lunak berbayar karena OpenOffice.org berlisensi General Public License (GPL)

sehingga pemakai tidak perlu membayar lisensi. Biaya yang perlu Anda keluarkan

hanyalah biaya untuk mendownload melalui Internet atau biaya mengkopi CD.

Biasanya, aplikasi OpenOffice.org sudah disertakan dalam distro Linux, sehingga

Anda hanya perlu untuk membeli CD Linux saja.

Bebas, menggunakan OpenOffice.org adalah sebuah pilihan bijak karena aplikasiini bersifat open source dan dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan. Jika Anda menggunakan sistem operasi Microsof Windows, tersedia pula paket program OpenOffice.org versi Windows.

Mudah, dalam OpenOffice.org Anda dapat dengan mudah mengkonversi dokumen

yang dibuat dengan program Microsoft Office. Hampir semua format dokumen

Microsoft Office dapat dibaca menggunakan OpenOffice.org.

Bersahabat, peralihan dari OpenOffice.org rilis lama ke rilis terbaru jauh lebih

bersahabat dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya yang berbayar.

Pada beberapa aplikasi pengolah kata lain, file yang dibuat dengan rilis lama

kadang sukar dibuka di rilis terbaru.

Stabil, program OpenOffice.org boleh dibilang lebih stabil karena format dokumen

yang ditulis dengan OpenOffice.org sulit untuk diserang oleh virus. Sangat jarang

ditemui program yang mengalami crash.

Mendukung Java, aplikasi-aplikasi dalam program OpenOffice.org sangat

kompatibel dengan arsitektur Java yang paling banyak dipergunakan untuk

mendesain web saat ini.

2.. Karakteristik OpenOffice.org Writer

OpenOffice.org Writer adalah salah satu program dari paket OpenOffice.org yang andal dan memiliki banyak keunggulan. Beberapa keunggulan yang membuat banyak orang menggunakan OpenOffice.org Writer adalah:

Free software, aplikasi gratis yang dapat diperoleh dengan mendownload dari

Internet, dan bebas digunakan tanpa harus membayar lisensi.

Format dokumen yang digunakan adalah OpenDocument Format Text Document

(.ODT) yang mampu membuka dokumen lain dari aplikasi AbiWord dan

StarWriter.

File yang dihasilkan tidak rentan dengan virus, sehingga sangat kecil kemungkinan

untuk terserang virus.

Dapat digunakan untuk membuka file yang dibuat dengan pengolah kata Microsoft

Word.

Tersedia format penyimpanan yang kompatibel dengan pengolah kata Microsoft

Word, sehingga hasilnya dapat dibuka menggunakan Microsoft Word.

OpenOffice.org Writer tersedia untuk berbagai platform sistem operasi, seperti

Linux dan Windows.

Tersedia versi portabel untuk Windows, sehingga dapat langsung dijalankan tanpa

perlu diinstall ke dalam harddisk.

B.MEMULAI APLIKASI OPENOFFICE.ORG WRITER

OpenOffice.org Writer yang dibahas pada buku ini adalah OpenOffice.org dengan platform Linux Ubuntu. Pada umumnya, tidak ada banyak perbedaan antara OpenOffice.org padaplatform Linux Ubuntu dengan OpenOffice pada platform Linux lainnya. Berikut langkahlangkah untuk memulai OpenOffice.org Writer.

1.. Menggunakan Start Menu

Langkah-langkah untuk menjalankan OpenOffice.org Writer dengan Start Menu adalah sebagai berikut.

Klik Applications Starter.

Pilih Office.

Pilih OpenOffice.org Word Processor

.

Gambar 1.2 Memulai OpenOffice.org Writer

2.. Menggunakan IIkon pada Desktop

Selain menggunakan Start Menu, Anda juga dapat menjalankan OpenOffice.org dengan klik ganda pada ikon OpenOffice.org Writer yang ada di desktop. Ikon tersebut dapat dibuat dengan cara sebagai berikut.

Klik Applications Starter.

Pilih Office.

Klik kanan pada OpenOffice.org Word Processor.

Pilih Add this launcher to desktop.

Gambar 1.3 Menambahkan ikon OpenOffice.org Writer ke desktop

Gambar 1.4 Ikon OpenOffice.org Writer di desktop

MENGGUNAKAN OPENOFFICE.ORG WRITER

A. OPERASI DASAR OPENOFFICE.ORG WRITER

1.. Membuatt Dokumen

Untuk memulai pengetikan, Anda harus membuka program OpenOffice.org Writer terlebih dahulu.Setelah jendela OpenOffice.org Writer terbuka, secara otomatis akan tampil dokumen baru yang bernama Untitled1 yang siap Anda gunakan untuk mengetik. Kursor (garis | yang berkedap-kedip tempat munculnya huruf) akan muncul di sudut kiri atas area pengetikan. Jika teks yang Anda ketikkan telah mencapai batas kanan, maka teks tersebut akan berpindah secara otomatis ke awal baris berikutnya (wrap text).

Untuk memulai paragraf baru, Anda harus menekan tombol Enter sehingga kursor berpindah ke baris berikutnya. OpenOffice.Org Writer mampu mengindentifikasi sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu kita menekan Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana suatu paragraf bermula dan berakhir. Ketika Anda bekerja, terkadang tanda paragraf ini tidak terlihat. Untuk menampilkan atau menyembunyikan tanda paragraf, Anda dapat menggunakan ikon Nonprinting Characters pada toolbar Standard. Anda dapat mencobanya dengan melakukan langkah-langkah berikut.

1. Bukalah program OpenOffice.org Writer hingga muncul “Blank Page Document”.

2. Ketiklah naskah artikel berikut hingga selesai.

Gambar 2.1 Memulai pengetikan dengan OpenOffice.org Writer

3. Tampilkan tanda paragraf menggunakan ikon “Nonprinting Characters” pada toolbar

Standard, sehingga tampilan akan berubah menjadi seperti Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Tampilan lembar kerja setelah tanda paragraf ditampilkan

2.. Menyimpan Dokumen

Setelah selesai bekerja, Anda dapat menyimpan naskah artikel ke dalam media

penyimpanan seperti disket, USB flash disk, CD, atau harddisk. Langkah-langkah untukmenyimpan dokumen adalah sebagai berikut.

1. Pilih dan klik menu File → Save atau klik tombol yang bersimbol disket pada toolbar Standard atau gunakan shortkey CTRL + S. Akan muncul kotak dialog Save seperti Gambar 2.3.

2. Pada kotak dialog Save, terdapat kolom untuk menuliskan nama file. Ketikkan

Latihan_1.odt (nama file yang diinginkan).

3. Di bawahnya, terdapat kotak isian yang menunjukkan folder tempat dokumen tersebut akan disimpan (misalnya folder Latihan). Anda dapat mengganti folder tujuan sesuai dengan yang kita inginkan, misalnya Documents, Pictures, Music, atau Videos.

4. Di bawahnya lagi, terdapat format nama dokumen yang secara default bernama ODF Text Document (.odt). Anda dapat memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar pilihan File Type.

5. Checklist bagian Save With Password jika Anda ingin menyimpan dokumen denganpassword.

6. Klik tombol perintah Save untuk menyimpan.

Gambar 2.3 Kotak dialog Save untuk menyimpan dokumen

3.. Menutup Dokumen

Jika pengetikan dan penyuntingan dokumen sudah selesai, Anda dapat menutupnya dengan memilih dan mengklik menu File → Close atau dengan menggunakan shortkey CTRL + W. Perintah ini hanya akan menutup lembar kerja yang telah dibuat tanpa keluar dari OpenOffice.org Writer. Perintah untuk menutup dokumen sekaligus keluar program OpenOffice.Org Writer adalah File → Exit atau CTRL + X. Anda dapat juga mengklik tombol Close [X] pada Control Window untuk menutup OpenOffice.org Writer.

4.. Membuka Kembali Dokumen

Untuk membuka kembali naskah yang sudah Anda simpan, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Pilih dan klik menu File → Open atau klik ikon Open yang bersimbol seperti Folder

pada Toolbar Standard atau gunakan shortkey CTRL + O. Kotak dialog Open akan ditampilkan seperti yang terlihat Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Kotak dialog Open untuk membuka dokumen

1. Pada tombol daftar Folder, pilih folder di mana dokumen yang akan dibuka berada

(misalnya folder Latihan)

2. Selanjutnya, akan muncul nama file yang terdapat pada Folder Latihan. Pilih file yang ingin Anda buka, lalu klik tombol Open.

B. MENGEDIT DOKUMEN OPENOFFICE.ORG WRITER

1. Menyalin Teks

Selain mengeblok teks dan paragraf, Anda juga dapat menyalin teks pada dokumen

menggunakan menu Edit, shortkey, toolbar Standard, dan teknik drag and drop.

a. Menggunakan menu Edit

Langkah-langkah untuk menyalin menggunakan menu Edit adalah sebagai berikut.

Blok teks yang akan disalin.

Pilih menu Edit → Copy.

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.

Pilih menu Edit → Paste.

b. Menggunakan shortkey

Lakukan langkah-langkah berikut untuk menyalin teks menggunakan shortcut keyboard (shortkey).

Blok teks yang akan disalin

Tekan tombol CTRL + C

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks

Tekan tombol CTRL + V

c. Menggunakan toolbar Standard

Selain menggunakan menu Edit dan Shortkey, Anda dapat menyalin teks menggunakan ikon Copy pada toolbar Standard. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyalin teks dengan cara tersebut.

Blok teks yang akan disalin.

Tekan ikon Copy pada toolbar.

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.

Tekan ikon Paste pada toolbar.

d. Menggunakan drag and drop

Untuk menyalin teks secara tepat dan cepat, Anda dapat menggunakan metode drag anddrop. Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah seperti berikut.

Blok teks yang akan disalin

Arahkan pointer mouse ke bagian teks yang telah diblok, kemudian tekan tombol

CTRL pada keyboard. Klik tombol mouse sampai pointer mouse berubah menjadi

tanda anak panah dan plus (+).

Tahan tombol CTRL pada keyboard kemudian geser (drag) titik sisip berbentuk titik-titikke lokasi penempatan teks yang disalin.

2. Memindahkan Teks

Untuk menyalin teks secara tepat dan cepat, Anda dapat menggunakan metode drag and drop. Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah seperti berikut.

Blok teks yang akan disalin

Arahkan pointer mouse ke bagian teks yang telah diblok, kemudian tekan tombol

CTRL pada keyboard. Klik tombol mouse sampai pointer mouse berubah menjadi

tanda anak panah dan plus (+).Untuk memindahkan suatu teks dalam dokumen, Anda dapat menggunakan fasilitas menu,shortkey, toolbar Standard, dan metode drag and drop.

a. Menggunakan menu Edit

Langkah-langkah untuk memindahkan teks menggunakan menu Edit adalah sebagai

berikut.

Blok teks yang akan dipindahkan.

Pilih menu Edit → Cut.

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.

Pilih menu Edit → Paste.

b. Menggunakan shortkey

Lakukan langkah-langkah berikut untuk memindahkan teks menggunakan shortkey

Blok teks yang akan dipindahkan.

Tekan tombol CTRL + X pada keyboard.

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.

Tekan tombol CTRL + V untuk menampilkan teks yang dipindahkan.

c. Menggunakan toolbar Standard

Selain menggunakan menu Edit dan menggunakan shortkey, Anda juga dapat

menggunakan ikon yang ada pada toolbar Standard. Langkah-langkah untuk memindahkanteks dengan cara tersebut adalah seperti berikut.

Blok teks yang akan dipindahkan.

Tekan ikon Cut pada toolbar.

Tempatkan kursor pada lokasi baru untuk menyalin teks.

Tekan ikon Paste pada toolbar.

d. Menggunakan drag and drop

Untuk memindahkan teks secara cepat, Anda dapat menggunakan cara Drag and Drop.Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melakukannya.

Blok teks yang akan Anda pindahkan.

Arahkan pointer mouse pada teks yang telah Anda blok sampai pointer mouse

berubah menjadi tanda anak panah.

Tekan tombol kiri mouse kemudian geser (drag). Perhatikan titik sisip yang berbentuk titik-titik.

Tempatkan kursor ke lokasi penempatan teks kemudian lepaskan tombol mouse.

C. MEMFORMAT TEKS DAN PARAGRAF

1.. Mengganti JJenis,Warna dan Ukuran Font

Agar dokumen tampil menarik, Anda dapat menggunakan berbagai jenis huruf (font).

Pengaturan format font mencakup pemilihan jenis, ukuran, warna, dan style huruf. Untuk memformat jenis, ukuran, warna dan style huruf, Anda terlebih dahulu harus memilih teks yang akan diformat. Pengaturan format font dapat Anda lakukan melalui ikon pada toolbar Formatting, menu Format, atau dengan shortkey.

a. Menggunakan toolbar Formatting

Pengaturan format font/huruf/karakter dapat Anda lakukan melalui beberapa ikon pada toolbar formatting. Langkah-langkah untuk mengatur format huruf/font/karakter adalah seperti berikut.

Blok teks yang akan Anda format hurufnya.

Pilih ikon pengaturan format huruf melalui ikon berikut.

Jenis dan ukuran huruf:

Style huruf: menebalkan huruf , memiringkan huruf , dan menggaris

bawahi huruf .

Mewarnai huruf : Font Color

b. Menggunakan menu Format

Pengaturan format huruf pada teks atau paragraf melalui menu format dapat Anda lakukan dengan cara seperti berikut.

Blok teks yang akan Anda format hurufnya.

Pilih Menu Format → Characters hingga muncul kotak dialog Characters (Gambar

2.5).

Gambar 2.5 Kotak dialog Characters

Pilih jenis font yang Anda inginkan pada tab Font. Tentukan font style yang Anda

inginkan pada kotak Typeface. Style yang tersedia adalah Reguler (biasa), Italic

(miring), Bold (tebal), Bold Italic (tebal miring). Anda dapat mengatur ukuran huruf

pada kotak Size dan warna huruf pada tab Font Effects.

Anda dapat memberi berbagai efek khusus dengan memilih tab Font Effects.

Klik tombol OK setelah pengaturan format huruf selesai.

2.. Mengatur Format Teks dan Spasi dalam Paragraf

Untuk mendapatkan tampilan teks atau paragraf yang rapi, kita perlu mengatur paragraf.Pengaturan paragraf terdiri atas perataan teks (alignment), indentasi (indentation), dan jarak spasi (line spacing). Pengaturan paragraf dapat Anda lakukan melalui menu Format→ Paragraph.

a. Pengaturan Format Teks

Pekerjaan yang paling sering dilakukan dalam sehubungan dengan pengaturan format paragraf adalah mengatur perataan paragraf (paragraphs alignment). Empat jenis perataan paragraf yang banyak digunakan adalah:

rata kiri (Align Left)

rata tengah (Align Center)

rata kanan (Align Right)

rata kanan kiri atau penuh (Align Justify)

Perataan teks dapat Anda lakukan melalui toolbar Formatting, menu Format, atau shortkey.Untuk melakukan perataan teks secara cepat, Anda dapat menggunakan ikon perataan teks pada toolbar formatting atau shortkey pada keyboard.

Menggunakan toolbar Formatting

Pada Toolbar Formatting terdapat empat jenis ikon untuk melakukan perataan teks,

yaitu Align Left, Align Center, Align Right dan Align Justify. Langkah-langkah untuk

melakukan perataan teks menggunakan toolbar Formatting adalah sebagai berikut.

Letakkan kursor mouse pada posisi sembarang dalam paragraf atau blok

paragraf tersebut jika Anda ingin melakukan perataan teks pada beberapa

paragraf sekaligus.

Klik ikon perataan teks pada toolbar sesuai dengan bentuk perataan teks yang

Anda inginkan. Format perataan paragraf akan berubah. Format paragraf yang

aktif dan sedang digunakan akan terlihat dalam keadaan ditekan.

Menggunakan menu Format

Untuk melakukan perataan teks menggunakan menu Format, lakukan langkah-langkah berikut.

Letakkan kursor pada posisi sembarang dalam suatu paragraf atau jika ingin

memformat beberapa paragraf sekaligus, pilih paragraf tersebut.

Pilih menu Format → Paragraphs. Akan tampil kotak dialog Paragraph seperti

Gambar 2.6

Gambar 2.6 Kotak dialog Format Paragraph – Alignment

Pada tab Alignment, pilih perataan teks yang Anda inginkan, misalnya Left

(rata kiri), Center (rata tengah), Right (rata kanan), dan Justify (rata kanan

kiri).

Klik OK jika pengaturan sudah selesai.

Menggunakan shortkey

Shortkey merupakan cara yang lebih cepat untuk melakukan perataan teks. Jika Anda ingin beberapa paragraf terformat sekaligus, Anda dapat menekan shortkey melalui keyboard setelah Anda meletakkan kursor dalam satu paragraf atau lebih.

Shortkey yang dapat Anda gunakan untuk mengatur format paragraf adalah:

rata kiri = CTRL + L

rata kanan = CTRL + R

rata tengah = CTRL + E

rata kanan dan kiri = CTRL + J

b. Pengaturan Indentasi

Indentasi adalah jarak antara awal pengetikan dan batas margin kiri. Indentasi dapat Anda atur melalui toolbar Formatting, menu Format, dan Horizontal Ruler.

Menggunakan toolbar Formatting

Untuk mengatur indentasi suatu teks atau paragraf, Anda dapat menggunakan ikon

Decrease Indent dan Increase Indent pada Toolbar Formatting. Sebelumnya, pastikan bahwa kursor berada pada paragraf yang akan diatur indentasinya. Tombol Decrease Indent berfungsi untuk mengurangi indentasi dan Increase Indent berfungsi untuk. menambah jarak indentasi. Perhitungan indentasi dilakukan berdasarkan tab stop yang dimiliki oleh Horizontal Rluer.

Menggunakan menu Format

Melalui menu Format, Anda dapat memformat satu atau beberapa paragraf secara

lengkap, mencakup perataan, indentasi, jarak spasi, dan sebagainya. Untuk mengatur indentasi, lakukan langkah-langkah berikut:

Pilihlah paragraf yang akan diatur indentasinya. Pastikan kursor berada pada

paragraf yang dimaksud.

Pilih menu Format → Paragraph. Kotak dialog paragraphs akan ditampilkan

(Gambar 2.6).

Pada Tab Indent and Spacing, atur jarak kiri dan kanan di kotak isian sesuai

kebutuhan.

Untuk melakukan indentasi baris pertama, masukkan nilai atau ukuran pada

First Line.

Setelah pengaturan indentasi selesai dilakukan, klik OK.

Menggunakan Horizontal Ruler

Cara paling mudah mengatur indentasi adalah melalui Horizontal Ruler yang terletak

di bagian atas lembar kerja. Pengaturan indentasi menggunakan Horizontal Ruler

dapat Anda lakukan dengan cara menekan sambil menggeser jenis indent yang

diinginkan, setelah Anda menempatkan kursor pada paragraf yang dimaksud. Pada

saat Anda men-drag jenis indent yang dipilih, akan muncul garis titik-titik sejajar

dengan teks yang terdapat dalam area lembar kerja dan bergeser mengikuti gerakan

mouse.

c. Pengaturan Jarak Spasi

Line spacing akan menentukan jarak baris dalam suatu paragraf. Secara default,

OpenOffice.org Writer menggunakan spasi tunggal. Anda dapat menentukan spasi yang lain, misalnya spasi satu setengah maupun spasi ganda. Untuk mengatur spasi baris, Anda dapat menggunakan Toolbar Formatting, Menu Format, dan Menu Pop-up.

Menggunakan toolbar Formatting

Pada OpenOffice.org Writer tersedia ikon pada toolbar Formatting yang berfungsi

untuk mengatur spasi baris. Pilih paragraf dimana Anda akan menentukan spasi baris, kemudian pilih berapa spasi baris yang ingin Anda tentukan dengan menekan tombol Line Spacing.

Menggunakan menu Format

Untuk mengatur spasi baris menggunakan menu Format, letakkan kursor pada satu

paragraf atau lebih, kemudian pilih menu Format → Paragraph. Selanjutnya, Anda

dapat mengatur spasi baris melalui pilihan Line Spacing pada tab Indent & Spacing.

Menggunakan menu Pop-up

Untuk mengatur format paragraf dengan menu Pop-Up, letakkan kursor pada paragraf yang sudah Anda blok terlebih dahulu. Klik kanan, pilih Line Spacing dan pilih berapa spasi yang Anda inginkan.

3.. Menggunakan Bullets and Numbering

Dalam OpenOffice.org Writer tersedia fasilitas untuk memberi penomoran pada suatu teks atau naskah. Dengan fasilitas ini, Anda tidak perlu mengetik penomoran secara manual. Daftar bernomor dan bertanda list pun dapat dengan mudah Anda buat menggunakan fasilitas Bullets and Numbering. Bullets adalah pemberian simbol tertentu pada paragraf yang dipilih. Anda dapat mengatur format penulisan angka atau nomor tersebut. Fasilitas Bullets and Numbering dapat Anda gunakan melalui menu Format atau ikon Bullets and Numbering pada toolbar Formatting.

a. Menggunakan Bullets

Paragraf bertanda (bullets) berguna untuk menampilkan daftar item dengan simbol tertentu. Untuk menggunakan fasilitas Bullets menggunakan menu Format, lakukan langkahlangkah berikut.

Pilih paragraf atau teks yang akan diberi bullet.

Pilih menu Format → Bullets and Numbering hingga muncul jendela Bullets and

Numbering (Gambar 2.7).

Pilih simbol yang akan Anda gunakan melalui tab Bullets dan klik tombol OK.

Gambar 2.7 Kotak dialog Bullets and Numbering, tab Bullet

Selain dengan menu Format, Anda pun dapat menggunakan fasilitas bullets dengan

ikon Bullets pada toolbar Formatting.

b. Menggunakan Numbering

Paragraf bernomor (numbering) digunakan untuk menampilkan daftar item yang perlu diberi nomor secara berurutan. Untuk menggunakan fasilitas Bullets menggunakan menu Format, lakukan langkah-langkah berikut.

Pilih paragraf atau teks yang akan diberi penomoran.

Pilih menu Format → Bullets and Numbering hingga muncul jendela Bullets and

Numbering.

Pilih simbol yang akan digunakan melalui tab Numbering Type, kemudian klik

tombol OK.

Gambar 2.8 Kotak dialog Bullets and Numbering, tab Numbering Type

4.. Menggunakan Borders and Shading

Untuk memperindah tampilan paragraf, Anda dapat melengkapinya dengan bingkai

(border). Border dapat berupa kotak yang mengelilingi paragraf, atau hanya berupa satu dua garis yang ditempatkan di sisi paragraf. Untuk memasang border, ikuti langkahlangkah berikut.

Pilih (sorot) paragraf yang akan diberi border.

Pilih dan klik menu Format → Paragraph.

Pada kotak dialog Borders and Shading, klik tab Borders.

Pada bagian setting garis, terdapat beberapa pilihan, yaitu:

Set No Borders (tidak ada border yang dipasang).

Set All Four Borders (memberi border pada dengan bentuk bingkai biasa pada

seluruh sisi paragraf).

Set Left and Right Borders Only (memberi border pada bagian kiri dan kanan

paragraf saja).

Set Top and Bottom Borders Only (memberi border pada bagian atas dan bawah

paragraf saja).

Set Left Border Only (memberi border pada sisi kiri paragraf saja).

Di bawah setting garis, terdapat setting bayangan atau Shadow Type dengan opsi sebagai berikut.

No Shadow (tidak ada shadow pada paragraf).

Cast Shadow to Bottom Right (memberi shadow pada bagian bawah kanan

paragraf).

Cast Shadow to Top Right (memberi shadow pada bagian atas kanan paragraf).

Cast Shadow to Bottom Left (memberi shadow pada bagian bawah kiri paragraf).

Cast Shadow to Top Left (memberi shadow pada bagian atas kiri paragraf).

Gambar 2.9 Kotak dialog Border and Shading pada menu Paragraph

Selain memberi border, Anda juga dapat memberi shading (warna latar belakang) pada suatu paragraf. Untuk melakukannya, klik bagian Background dan pilih warna yang Anda inginkan.

5.. Menggunakan Tabulasi

Pengaturan tabulasi (tab stop) harus Anda lakukan saat membuat dokumen tertentu,

misalnya daftar isi, daftar gaji, atau daftar nama dan alamat siswa. Tab atau tabulasiberguna untuk menandai posisi pada suatu baris, sehingga kita dapat langsung menuju posisi tersebut dengan menekan tombol Tab pada keyboard. Untuk mengatur tabulasi, ikuti langkah-langkah berikut.

Tempatkan titik sisip pada posisi awal penggunaan tab stop.

Pilih dan klik menu Format → Paragraf.

Pilih bagian menu Tabs di jajaran sub menu kotak dialog paragraf.

Klik tombol New jika Anda ingin membuat tabulasi yang baru.

Pada kotak Position, ketik posisi tab stop yang Anda inginkan.

Gambar 2.10 Tab Tabs pada kotak dialog Paragraph

Pada bagian Type, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut.

Left, untuk tab stop posisi rata kiri.

Right, untuk tab stop posisi rata kanan.

Centered, untuk tab stop posisi rata tengah.

Decimal, untuk tab stop posisi rata pada titik desimal.

Character, untuk tab stop posisi rata pada karakter tertentu.

Di bawah pilihan Type, terdapat pilihan Fill Character. Beri tanda dengan memilih

salah satu tombol pilihan tersebut.

None, jika tidak ada karakter sebelum tab stop.

............., jika ada karakter sebelum tab berupa titik-titik.

----------, jika ada karakter sebelum tab berupa tanda hubung.

_______, jika ada karakter sebelum tab berupa tanda garis bawah.

Character, jika ada karakter sebelum tab berupa karakter tententu.

Klik tombol OK untuk memasang tabulasi pada paragraf. Jika terjadi kesalahan

pengaturan tabulasi dan ingin mengulang, klik tombol Reset.

MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE

A. MENGENAL MAIL MERGE

1..Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master.

Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber data adalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat..

Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Tanggal Lahir dalam Tabel 5.1. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record, perhatikan Tabel 5.1.

Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Dst...

No.

Nama Lengkap

Tanggal Lahir

Alamat

Kota

1

Ade Narasty

30 Juli 1987

Jl. Cemara 25

Jakarta

2

Bintang Kejora

1 Nopember 1988

Jl. Melati 15

Depok

3

Cantika Auliya

12 April 1986

Jl. Kutilang 17

Bogor

4

Dian Ika Cahya

18 Oktober 1989

Jl. A. Yani 20

Bekasi

5

Eka Purnamasari

9 September 1989

Jl. Ketupat 9

Tangerang

Record 1 →

Record 2 →

Record 3 →

Record 4 →

Dst.......

Tabel 5.1 Tabel Field dan Record

B. LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE

1.. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan OpenOffice.org Writer:

PT. ANUGERAH JAYA SELALU

Jl. Majapahit No. 31 Jakarta 12000

Telp. (021)-7543615 // E-mail : ajs_pt@gmail.com // Website : http://www.ajs-pt.co.id

Jakarta, 15 September 2008

Hal : Undangan Rapat Kerja Tahunan

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Sdr.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya laporan pertanggungjawaban setiap

koordinator bagian atau divisi, kami selaku pimpinan PT Anugerah Jaya Selalu bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr dalam acara Raker (Rapat Kerja) Tahunan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Selasa - Kamis, 23 - 25 September 2008

Waktu : Pukul 08:30 wib sampai selesai

Tempat : Ruang Aula Serba Guna

Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr dalam acara tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Saruri NF

Direktur

Agar dokumen tidak hilang, pastikan Anda menyimpannya terlebih dahulu ke komputer,misalnya dengan nama : “Master Surat Raker.Odt”.

2.. Membuat Tabel Database sebagai Sumber Data

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama, yaitu menggunakan menu Tools dan menekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography Database.

Dengan menu Tools Langkah untuk membuat tabel dengan menu Tools adalah sebagai berikut.

Pilih menu Tools → Mail Merge Wizard. Akan muncul kotak dialog Mail Merge

Wizard.

Gambar 5.1 Langkah awal membuat dokumen mail merge dari menu Tools

Pilih dokumen yang akan dijadikan surat massal, misalnya pilih “Use Current

Document”.

Gambar 5.2 Memilih dokumen untuk surat massal

Pilih jenis dokumen yang akan Anda buat, misalnya “Letter”.

Gambar 5.3 Memilih tipe dokumen yang akan dibuat

Pilih daftar data yang akan dijadikan tabel, klik tombol “Select Address List”.

Gambar 5.4 Menyisipkan Daftar Alamat

Kotak dialog “New Address List” akan muncul seperti yang tampak pada Gambar 5.5.Klik tombol Customize untuk mengedit field-field tabel.

Gambar 5.5 New Address List Information

Klik tombol “Add” untuk menambahkan elemen-elemen filed yang dibutuhkan.

Gambar 5.6 Kotak dialog Add Element

Setelah semua elemen ditambahkan, akan tampak seluruh elemen.

Gambar 5.7 Custromize Address List Field

Klik OK untuk kembali ke Address Information List, isikan semua data yang diperlukan sesuai dengan field yang ada.

Gambar 5.8 New Address Information yang sudah terisi dengan record-record yang baru

Simpan Address List tersebut, misalnya dengan nama Undangan Raker.

Klik OK untuk memilih Tabel yang sudah disimpan ke Bibliography Database.

Gambar 5.9 Daftar Address List sudah terpilih (tombol berubah menjadi Select Different

Address List)

Pilih Create Salutation jika diperlukan

Gambar 5.10 Create Salutation (gunakan salutation yang sudah ada, misalnya Hello....)

Pilih Preview and Edit Document, jika Anda ingin mengedit dokumen secara individual

Gambar 5.11 Preview and Edit Document

Pilih Save, Print, and Send Document hingga muncul kotak dialog untuk menyimpan,atau mencetak dokumen (Gambar 5.12).

Klik tombol Finish untuk mengakhiri.

Dengan tombol F4 (Bibliography) Selain menggunakan menu Tools, Anda juga dapat membuat tabel dalam mail merge menggunakan tombol keyboard dengan cara sebagai berikut.

Klik tombol F4 pada keyborad untuk memunculkan Bibliography Database.

Gambar 5.13 Tampilan kotak Bibliography di bawah toolbar Formatting

Pada bagian Explorer Bar Bibliography Database, klik kanan menu Bibliography dan pilih Edit Database File.

Gambar 5.14 Edit Database File dengan klik kanan tabel Bibliography

Akan muncul kotak dialog Bibliography – OpenOffice.org Base. Pada bagian menu

Database, pilih sub menu Tables, dan pada bagian Task, pilih Create Table in Design View.

Gambar 5.15 Kotak dialog Bibliography dalam OpenOffice.org Base

Kemudian isi field-field yang menjadi judul tabel.

Gambar 5.16 Mengisi field tabel dalam Bibliography

Setelah selesai, simpanlah misalnya dengan judul “Undangan Raker” dan tutup kotak dialog tersebut

.

Gambar 5.17 Menyimpan tabel dalam Bibliography dengan nama “Undangan Raker”

Di bagian Bibliography Database pada OpenOffice.org Writer, pilih tabel “Undangan Raker” dan isi record pada field-field di sebelah kanannya.

Gambar 5.18 Mengisi record pada masing-masing field tabel “Undangan Raker”

3.. Mengambiill Datta Dokumen Laiin sebagaii Sumberr Datta

Selain membuat tabel data melalui menu Tools dan Tombol F4 (Bibliography), ada cara yang lebih praktis, yaitu mengambil tabel data dari dokumen yang lain. Sebagai contoh,Anda dapat mengambil data dari dokumen spreadsheet berjudul Daftar Nilai Peserta Kursus dan menyisipkannya ke dokumen master yang bernama “Master Cetak Sertifikat.Odt”. Dalam hal ini, Anda harus sudah mempunyai data dengan format dokumen spreadsheet, karena dokumen inilah yang akan dijadikan sebagai sumber data eksternal (External Data Sources).Sebenarnya, External Data Source tidak hanya dapat diambil dari dokumen spreadsheet.Anda dapat mengambilnya dari dokumen dengan format database lain, misalnya MySQL (ODBC), MySQL (JDBC), dBase, Oracle, Adabas D, Text Document, ODBC, Evolution LDAP, Evolution Local, KDE Address Book, dan Groupwise.

Langkah-langkahnya untuk mengambil sumber data dari dokumen lain adalah sebagai berikut.

1. Pada dokumen OpenOffice.org Writer, pilih menu File → Wizards → Address Data Source.

Gambar 5.19 Menampilkan kotak dialog Address Data Source dari menu File.

2. Pada kotak dialog Address Data Source Wizard yang muncul, pilih bagian paling bawah berupa Other External Data Source, kemudian klik Next.

Gambar 5.20 Memilih Other External Data Source

3. Pada kotak dialog Additional Data Setting yang muncul, klik tombol Setting untuk mengatur Database.

Gambar 5.21 Additional Settings

4. Pada bagian Database Type, pilih format database eksternal yang akan dijadikan sebagai sumber data, misalnya format “Spreadsheet”. Klik Next.

Gambar 5.22 Memilih tipe Database

5. Pilih dokumen spreadsheet yang sebelumnya sudah Anda persiapkan, misalnya file dengan nama “Daftar Nilai Kursus.Ods”. Klik Open.

Gambar 5.23 Membuka data Spreadsheet

6. Klik Test Connection untuk memeriksa apakah data tersebut dapat digunakan. Jika tes menghasilkan “successfully”, berarti data tersebut dapat digunakan. Klik Finish.

Gambar 5.24 Database Properties – Connection Settings

7. Pada kotak dialog yang muncul, klik Field Assignment jika Anda ingin mengatur

kembali sumber data.

Gambar 5.25 Field Assignment

8. Simpan dokumen tersebut menjadi database tabel yang nantinya akan muncul di

bibliography dengan nama “Draft Nilai Kurus”.

Gambar 5.26 Memberi nama Data Source

9. Klik Finish untuk mengakhiri.

4.. Menggabungkan Dokumen Mastterr dan Sumberr Datta

Menggabungkan Dokumen Master Surat Undangan dengan Sumber Data

Setelah selesai membuat dokumen master dan tabel database, Anda dapat menggabungkan keduanya. Untuk menggabungkan kedua dokumen tersebut, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut.

Buka dokumen master “Surat Master Raker.Odt”

Tekan tombol F4 untuk mengeluarkan Bibliography Database

Pada bagian Tables, klik nama tabel yang sudah Anda buat, misalnya Undangan Raker

Gambar 5.27 Kotak dialog Bibliography dan Tables Undangan Raker

Di bagian kanan bibliography akan muncul tabel yang berisi field-field beserta recordrecordnya.

Untuk mengisikannya, drag dan Drop-lah masing-masing kolom field pada bagian surat sesuai dengan posisinya masing-masing seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 5.28 Menggabungkan field sumber data dalam tabel database ke dokumen

Master

Menggabungkan Dokumen Master Sertifikat dan Sumber Data Spreadsheet

Dokumen spreadsheet yang sudah menjadi tabel database dalam Bibliography, dapat Anda gabungkan dengan dokumen master lainnya, misalnya dokumen master “Cetak Sertifikat.odt”. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

Buka dokumen Master Cetak Sertifikat.odt

Tekan tombol F4 untuk memunculkan Bibliography. Pilih “Draft Nilai Kursus” pada

sub menu Tables.

Data berupa Field dan Record “Draft Nilai Kursus” akan ditampilkan di sebelah kanan Bibliography.

Gambar 5.29 Menggabungkan sumber data spreadsheet ke dokumen master

Lakukan drag and drop field dalam tabel “Draft Nilai Kursus” ke dalam dokumen

master Cetak Sertifikat.odt sesuai dengan posisinya masing-masing.

C. MENCETAK DOKUMEN SURAT MASSAL

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetaknya untuk melihat hasilnya.Anda dapat mencetak dokumen surat massal langsung ke printer maupun ke file (membuat dokumen baru). Cara mencetak dokumen mail merge yang tabelnya dibuat sendiri maupun yang tabelnya berasal dari dokumen spreadsheet sama. Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak dokumen mail merge.

1. Pada dokumen master yang sudah digabung dengan field-field tabel database, klik menu File → Print.

2. Pada kotak dialog Print a Form Letter, klik Yes.

Gambar 5.30 Kotak dialog Print a Form Letter

3. Kotak dialog Mail Merge Print akan muncul

Gambar 5.31 Kotak dialog Mail Merge

4. Pada bagian Record terdapat pilihan:

All : untuk mencetak seluruh halaman

Selection Record : untuk mencetak dokumen pada record yang dipilih

From : untuk mencetak dokumen dari record tertentu sampai record

yang lainnya.

1. Pada bagian Output terdapat pilihan:

Printer : untuk mencetak dokumen langsung ke printer

File : untuk mencetak dokumen ke dokumen yang baru.

1. Klik OK untuk mulai pencetakkan.

Berikut ini adalah tampilan dokumen yang sudah dicetak dengan fasilitas mail merge.

Gambar 5.32 Dokumen jadi berupa surat undangan dengan mail merge

Gambar 5.33 Sertifikat dengan mail merge

EVALUASI

a. Soal Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang paling tepat.

1. Berikut ini, yang merupakan fasilitas untuk menyalin atau memotong teks dalam sebuah dokumen adalah....

a. Menu Edit

b. Short Key

c. Standard Toolbar

d. Drag and Drop

e. Menu Table

2. Tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk memunculkan Bibliography

adalah....

a. F1

b. F2

c. F3

d. F4

e. F5

3. Dalam pembuatan surat masal, terdapat dua komponen utama yaitu....

a. word processor dan spreadsheet

b. main document dan workspace

c. database dan worksheet

d. master document dan database

e. main document dan spreadsheet

4. Dokumen master berisi dokumen yang ....

a. Berubah-ubah setiap suratnya

b. Tidak berubah setiap suratnya

c. Berubah-ubah setiap lembarnya

d. Berubah-ubah nama filenya

e. Berubah-ubah setiap kalimatnya

5. Untuk membuat dokumen mail merge, Anda dapat menggunakan Mail Merge Wizard yang terdapat pada menu....

a. Edit

b. Insert

c. Format

d. Tools

e. Window

6. Untuk membuat Field Address List baru, kita dapat menggunakan tombol....

a. Add

b. Rename

c. Customize

d. Delete

e. Filter

7. Perintah untuk menambahkan tabel database dari dokumen yang lain dengan wizard adalah....

a. File → Wizard → Address Data Source

b. Edit → Wizard → Address Data Source

c. View → Wizard → Address Data Source

d. Tools → Wizard → Address Data Source

e. Window → Wizard → Address Data Source

8. Kumpulan dari beberapa field dalam tabel disebut....

a. Object

b. Cell

c. Hyperlink

d. Record

e. Field

9. Ketika mencetak dokumen mail merge, untuk mencetak seluruh dokumen yang ada kita harus memilih opsi ....

a. All

b. From: ..... To: .....

c. Selection Records

d. Print To File

e. Printer

10. Pada saat mengawali perintah Mail Merge Wizard, yang muncul pertama kali adalah....

a. Select Starting Document

b. Select Document Type

c. Insert Address Block

d. Preview and Edit Document

e. Save, Print, or Send Document

b. Soal Teori

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut.

1. Sebutkan langkah-langkah untuk menggabungkan dokumen menggunakan:

a. Menu Insert

b. Copy and Paste.

2. Jelaskan cara mengambil dokumen eksternal sebagai data source tabel database!

3. Jelaskan perbedaan antara:

a. Dokumen master

b. Sumber data

4. Sebutkan perbedaan antara:

a. Tabel

b. Field

c. Record

5. Jelaskan cara mencetak dokumen mail merge dengan record dari dokumen 1 sampai 10!

6. Sebutkan langkah-langkah untuk membuat tabel database ketika membuat dokumen mail merge dengan:

a. Menu Tools

b. Tombol F4 (Bibliography).

7.Sebutkan dan jelaskan karakteristik dari OpenOffice.org Writer !

8.Bagaimana menggunakan Start Menu dan ikon pada deskop,pada OpenOffice Writer ?

9.Bagaimana langkah-langkah:

a.membuka dokumen

b.menyimpan dokumen

c.menutup dokumen

10.Bagaimana langkah-langkah mengganti warna,jenis,dan ukuran font ?

0 komentar:

Poskan Komentar